Inleiding
Betekenis geven is een inzet die juist redelijke denkers hoog willen blijven houden, zagen we in hoofdstuk 9. En ik in hun voetsporen ook. Daarin verschil ik niet van auteurs in het kamp van betekenisvol organiseren. In de bespreking van betekenisvol organiseren en het doorbreken van het bureaucratisch regime in de zorg (hoofdstuk 6) was ik nogal kritisch. Niet uit twijfel of Esdege en Buurtzorgcases structuren hebben die bureaucratie doorbreken, maar omdat ondanks en misschien wel dankzij betekenisvol organiserende veranderprojecten in de zorg, de bureaucratie ferm overeind blijft.
In dit hoofdstuk doe ik opnieuw een voorstel tot vernieuwing met behulp van het uitstekende boek Hoe ik verander (2015) van Shirine Moerkerken. Zij noemt haar versie van betekenisvol organiseren ‘alert organiseren’ en laat in haar boek o.a. zien hoe ze daarmee werkt in een woningcorporatie. Een interessante sector, zoals ook blijkt in h. 14.
Haar beschrijving van de woningcorporatie stelt mij in staat bovenop de interventies ten behoeve van alert organiseren de noodzaak aan te tonen van structuuranalyses. Een daarbij passend fundament vormt wellicht de opmaat voor alert organiseren 3.0 om in organisaties tegelijk met ‘betekeniseilanden’ en disfunctionele patronen, de ‘eilanden van gereduceerde complexiteit’, de ‘stoepranden’ (inrichtingsontwerp) aan te pakken.
Dit hoofdstuk begint met de weergave aan de hand van Moerkerkens dagboek van een constructionistische veranderaar. In 2 worden de sterke en zwakke kanten van de benadering zichtbaar gemaakt. In 3 wordt ingegaan op wat praktijktheorie aan mogelijkheden biedt om tegelijk alert en perfect te organiseren en in verschillende talen gewoon bezig te zijn met praktijken goed te organiseren (adaptatie aan contingente omgeving en realisatie van productieve doelen).
Interveniëren in woningcorporaties
Menig organisatie adviesbureau is betrokken bij verandertrajecten in woningcorporaties en keer op keer stellen interim managers orde op zaken. Op welke wijze heeft het door hen toegepaste repertoire effect op de gang van zaken? Shirine Moerkerken bericht daarover uitgebreid in haar boek Hoe ik verander (2015). Ze neemt ons mee in het ambacht van interveniëren en veranderen in organisaties en maatschappelijke vraagstukken. ‘In dit boek deel ik met je hoe ik verander’.
Moerkerken doet verslag van het met betrokken mensen samen onderzoeken van de wijze waarop zij met elkaar betekenisgeven, werkelijkheid creëren. Is de wijze waarop zij dat doen nog steeds functioneel, of kunnen zij misschien ook nieuwe werkelijkheidsdefinities met elkaar creëren? is haar leidende vraag. Kenmerk van haar constructionistische benadering is dat het veranderen van of interveniëren in de wereld ‘opgevat als een eenduidige werkelijkheid, onafhankelijk van de observator’ verlaten wordt en omgebogen wordt tot ‘veranderen van de uit onderhandelde en vastgezette definities over wat als ‘waar’ wordt beschouwd door betrokkenen’ (2015, 17). Van enkelvoudig naar meervoudig kijken. Moerkerkens aanpak van disfunctionele interactiepatronen en werkelijkheidsdefinities is gebaseerd op de sociale integratietheorie (van Dongen e.a., 1997), HRO (Weick en Sutcliffe, 2001), anti fragiliteit (Taleb, 2013) en de relationele benadering (Gergen, 2009).
‘( ) er (bestaat) niet zoiets als “een vraagstuk” of “een urgentie” los van personen. Aan iedere “wat” (inhoud) zit een “wie” (persoon) vast’ (Moerkerken, 2015, 118).
Zes dagboek afleveringen verdiepen het inzicht in wat er op organisatie- en individueel niveau zoal speelt bij verandering in een woningcorporatie. De weergave van het proces is niet het proces zelf zoals ervaren door betrokkenen, maar is door Moerkerken goed opgeschreven. Op een manier waarop geen van de betrokkenen dat kan. Dat biedt de betreffende organisatie(leden) op zich al een interactie met een beeld van zichzelf en inzicht in de ‘attractor patterns’ in het complexe systeem van betekenissen en beslissingen (de communicaties) in deze organisatie.
Aanleiding voor het verandertraject is een extern rapport van een accountancyfirma met harde conclusies over een in tijd en budget ontspoord renovatietraject. Met reputatieschade. Oplossing: meer control nodig. Door controlesystemen, maar ook door verbetering van de stijl van leidinggeven en van de wijze van samenwerken binnen de organisatie. Het contracteren van derden kan een disfunctioneel patroon zijn (zie 180, 221).
De Raad van Bestuur erkent: ‘harde’ maatregelen zijn nodig, maar 80% van in control zijn is (afhankelijk van de) ‘zachte’ factor. Daarin zit erkenning van het als zelfstandig beschouwde sociale (interactie en communicatie) in de dagelijkse praktijk. Als Moerkerken de organisatie binnenkomt, is daar ook al veel aan gedaan. Maar tot dan toe zonder gewenste effecten.
Het door haar uitgevoerde ontwikkeltraject dat twee jaar duurt, ziet er vanuit het achteraf gemaakte interventiedesign (185) als volgt uit:
Stap 1 contracteren in vijf intakegesprekken met RvB
Stap 2 creëren van urgentie bij MT met behulp van reconstructies op locaties
Stap 3 kraken zetten tijdens bijeenkomsten met het MT
Stap 4 contracteren van individuele MT leden en hun teams
Stap 5 kraken zetten in disfunctionele patronen in teams
Stap 6 RvB, MT en teams laten experimenteren met nieuw gedragsrepertoire. Urgentie.
Elke stap richt zich op vergroting van de reflexiviteit van deze groep interacterende mensen en daarmee op de kwaliteit van hun proces van betekenisgeving. Redenering:
- ze hebben het gevoel niet ‘in control’ te zijn, niet te kunnen sturen op wenselijk resultaat
- ze denken wel in control te komen door perfect te organiseren (aanwezige variëteit plat slaan en ontkenning van wat ze met elkaar hebben aan te gaan)
- georganiseerde ontmoetingsmomenten helpen het reflectief proces van betekenisgeving op gang
- met alert organiseren tegenover perfect organiseren wordt nieuwe taal geïntroduceerd waarmee nieuwe betekenissen kunnen worden gegeven
- om alert te kunnen zijn is het noodzakelijk variëteit te kunnen zien en toe te staan.
In deze woningcorporatie bestaat onder leidinggevenden angst om kritisch te zijn op elkaars werk, omdat er weinig vertrouwen is in de stevigheid van de sociale relaties: een disfunctioneel conflict op inhoud. Ze zijn het niet eens over wat er moet gebeuren binnen de corporatie, op wat urgent is. Dit weten ze echter niet van elkaar omdat ze alleen spreken over oplossingen en niet over de vraagstukken waar die oplossingen een antwoord voor moeten zijn. Sociaal kunnen ze best een biertje samen drinken.
Van Dongen volgend intervenieer je bij een inhoudsconflict op het sociale, bij een sociaal conflict op inhoud (Moerkerken, 128). Je kunt dus alleen daar interveniëren waar het conflict niet zit.
Betekenisvol organiseren begint bij context maken en dubbelzinnigheid toevoegen.
Als individueel de dubbelzinnigheid teveel gereduceerd is, dan variëteit verhogen.
Als individueel de variëteit te hoog is, dan de dubbelzinnigheid verlagen.
Perfect organiseren (regelen van complexiteit) en alert organiseren (regelen van variëteit, dubbelzinnigheid) worden tegenover elkaar geplaatst. In het eerste geval: de organisatie is al te complex georganiseerd. Interveniëren = probleem oplossen.
In het tweede geval: variëteit is al te sterk gereduceerd omdat patronen disfunctioneel zijn. Interveniëren = observeren en reflecteren.
De veronderstelling van alert organiseren is dat in probleemsituaties, zoals bij de harde conclusies over het gefaalde renovatieproject, disfunctionele interactiepatronen en vastgezette werkelijkheidsdefinities (causale kaarten) ‘oorzaken’ van die problemen zijn. Die patronen en definities moeten gedeconstrueerd en gereconstrueerd worden met behulp van nieuwe taal en betekenisgeving over werkelijkheid en waarheid. En mede daardoor kan de behoefte aan (perfect) organiseren verminderen.
Veranderen neemt de plaats in van probleem oplossen, in de veronderstelling dat in dat geval de bestaande definities over wat ‘waar’ is blijven bestaan (185). Veranderen is nodig omdat mensen vastzitten in ideeën over hoe de dingen gaan (causale kaarten, 191). De wijze waarop mensen betekenis produceren veroorzaakt hun vraagstukken (159, zie ook 108).
De dagboekaantekeningen over dit verandertraject bieden vele voorbeelden over de toestand van deze woningcorporatie. Eén aantekening geeft een representatief beeld over de woningcorporatie in kwestie en die wordt bovendien als een moment van doorbraak of van terugval in het traject aangeduid (150-153). Zelfs de lezer van dit boek wordt erin betrokken (154). De moeite waard dus om eens nader te bekijken.
Moerkerken intervenieert tijdens een van de sessies met RvB en MT.
Ze heeft geleerd dat in een sessie in de eerste drie zinnen het discours, de assemblageregels en causale kaarten al duidelijk zijn. Vanaf de opening blijkt voor de deelnemers de relatie tussen het ontwikkeltraject en het belang ervan voor de organisatie compleet zoek te zijn. Ze laat de aanwezigen zelf dat verband opnieuw uitzoeken en daarmee krijgen we zicht op welke verwarring een nieuw ingevoerde regel over opdrachtgever-opdrachtnemer (een disfunctioneel patroon) zaait tussen de manager Wonen en de manager Vastgoedontwikkeling. Er is zelfs een conflict tussen loyale medewerkers van die twee afdelingen door ontstaan. En ook de RvB kan de knoop die er nu ligt in de operationele sfeer niet verhelderen.
‘Ik zou het zo doen’, intervenieert Moerkerken, om de impasse te doorbreken met een tijdelijke definitie.
Het herstel van de relatie tussen ontwikkeltraject en het dagelijkse werk wordt uiteindelijk gevonden in het werkelijk verschil willen maken door een buurtcorporatie te zijn die goed onderhouden woningen heeft en geen onnodige middelen verspilt aan complexe renovatietrajecten. Zij willen voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen, die immers altijd leiden tot uitloop in tijd en geld. “Het gaat dus niet om ‘in control’ raken, maar om ‘gezamenlijk alert’ te worden” (151).
In de nabespreking van deze sessie met de RvB blijkt dat wat tijdens deze sessie gebeurde representatief is voor de normale gang van zaken. Medewerkers die hun best doen om dingen goed te organiseren, botsen tegen muren op en hebben gevoelens van onmacht. Besluiten worden niet genomen of worden herzien, opdrachtgevers zijn niet betrokken.
Er wordt niet gecontracteerd en daarmee is er geen gecommitteerde opdrachtgever, alleen een zich verantwoordelijk voelende en hollende opdrachtnemer (152, cursivering HR).
Als enige deelt de RvB niet in die gevoelens van onmacht; de twee bestuurders hebben manieren gevonden om steeds grip op de zaak te blijven hebben. Zelfs als een grote aannemer om dreigt te vallen, waardoor de corporatie veel geld dreigt te verliezen, liggen er back up scenario’s klaar.
Maar dat de gevoelens van onmacht bij veel anderen een disfunctioneel patroon bevat op het gebied van sturing is eenieder nu wel duidelijk. Met zwak sturen realiseert deze woningcorporatie niet dat oude wijken in de stad worden opgeknapt.
Problematisering van deze interventie
Vele maanden later, ongeveer een half jaar voor het einde van het traject in deze corporatie, werkt men zakelijker samen en is men alerter op zwakke signalen. Ook is duidelijk geworden dat het MT kwaliteit mist om de uitdagingen aan te kunnen waar de organisatie voor staat. Dankzij de behoudende koers staat het bedrijf er redelijk goed voor en hoeven projecten in principe niet te worden stopgezet (218, 219). Moerkerken adviseert de RvB dat toch wel te overwegen om het gevoel van urgentie te vergroten. Dat gebeurt later ook: op de afdeling Vastgoedontwikkeling zullen mensen moeten vertrekken, zowel in het afdelingsmanagement als onder de projectleiders.
Door ministeriële maatregelen (taakomgeving) kan de woningcorporatie inmiddels ook steeds minder onder de kaasstolp blijven zitten. De afdeling Bedrijfsvoering (258 – met steeds minder lijken in de kast, 218) gaat pas laat aan het MD traject deelnemen en dat leidt tot een climax in het traject. Zij hebben de opdracht van de RvB gekregen om meer pro actief, dienstverlenend in plaats van zorgverlenend te worden. Waarom die afdeling een uitzonderingspositie heeft gekregen in het ontwikkeltraject is niet helemaal duidelijk, maar de manager Bedrijfsvoering betwijfelt in een latere sessie of de aanpak van Moerkerken past bij wat zijn afdeling nodig heeft. De andere MT leden spreken hem daar fors op aan. Een onomkeerbaar punt in het verlaten van disfunctionele patronen, waarmee de RvB, de MT leden en de inmiddels ook volwaardig in het traject werkende interne adviseurs zelf op de ingeslagen weg verder kunnen. Zonder Moerkerken.
Haar schaduwadviseur brengt Moerkerken later nog op de gedachte dat de hele groep, haarzelf incluis, meer recht had kunnen doen aan het uitgesproken ongemak van die manager Bedrijfsvoering. Wat ontbrak er voor hem aan de benadering van disfunctionele patronen en werkelijkheidsdefinities bij de omschakeling van zorgverlenend naar dienstverlenend werken (pro actief)?
Was hier een overschakeling naar een probleemoplossende benadering nuttig geweest?, voeg ik daar aan toe.
De constructionistische, meervoudige benadering van ‘betekeniseilanden’ in het traject sluit expliciet een probleembenadering uit, zo hebben we gezien. Maar kon de manager Bedrijfsvoering aan de opdracht die zijn afdeling van de RvB had gekregen beginnen zonder die probleembenadering? Immers betekent van zorg- naar dienstverlenend niet ook eerst de ‘stoepranden’, de ‘eilanden van gereduceerde complexiteit’ onder handen nemen voordat je nieuwe opdrachtgever-opdrachtnemer relaties kunt aangaan? Al dan niet met service contracten (en meer bureaucratie), maar dat terzijde.
Verhinderde een vastgezette definitie van het sociaal constructionisme zelf ten aanzien van probleembenaderingen, ten aanzien van perfect organiseren, dit?
Waarom is in dit traject geen taal ingebracht voor onderzoek van oorzaken van de zorgverlening door de afdeling Bedrijfsvoering om te kunnen reconstrueren waarom die afdeling ooit zorgverlenend is geworden? hoe zit dat in de werk-, regel- en informatieprocessen (de structuur) van de organisatie en wat is er in die afdeling (en in andere afdelingen) nodig om te kunnen overstappen naar de gewenste pro-actieve dienstverlening?
Om met die vraag in zo'n geval aan het werk te kunnen gaan moet de veronderstelling dat managers zelf al goed zijn in perfect organiseren even opgeschort worden; wat verstaan ze eronder?
Dát zij weten hoe afdelingen van andere MT leden en die van henzelf ‘werken’, hoe de RvB bestuurt en de RvT toezicht houdt, welk gewicht stakeholders hebben, welke transformatie de woningcorporatiesector doormaakt etc. garandeert niet automatisch dat de manier van werken ook functioneel is voor de realisatie van gestelde doelen (‘buurtcorporatie’) en de aanpassing aan de veranderende (taak)omgeving, lokaal en bovenlokaal.
Analyse daarvan is een vak apart: hoe reduceert dit systeem complexiteit en hoe functioneert dit systeem in zijn omgeving? Een analyse in systeemtermen à la Snowdens ‘Cynefin Framework’ (zie Keijzer, 2015) kan laten zien of de sector wellicht een hoog complex stelsel is en deze corporatie en de afdelingen, veel met categoriserende modellen werken die passen bij eenvoudige of gecompliceerde systemen. Ook dat definieert werkelijkheden (structureel).
Je kunt ook analyseren hoe goed de organisatiestructuur, de HR en de technologie in elkaar zitten gezien de gestelde doelen. Daarvoor is een knelpuntenanalyse nodig aan de hand van essentiële variabelen en parameters (zie Achterbergh en Vriens, 2009). Dan pas weet je of bijvoorbeeld de structuur bewerkingsgericht of stroomsgewijs – met een hoge respectievelijk lage functionele concentratie - is ingericht en berekend is op efficiënte uitvoering van taken voor klanten. Zo’n analyse kan beginnen met het uitvoeren van een toets van de coördinatielast met behulp van Thompson (1967).
Bij wat voor soort symptomen moet je gaan denken aan dergelijke analyses?
Bijvoorbeeld een (te) hoge coördinatielast duidt op isolement van taken door verkeerde coördinatiemechanismen, op een mogelijke ontkoppeling in werkprocessen binnen afdelingen, op een te hoge functionele concentratie van uitvoerende taken en te hoge mate van centralisatie van beslissingen. Als de relaties (qua werk en informatiestromen) binnen en tussen afdelingen onderling zwak zijn komt alle zorg achteraf in de afdeling Bedrijfsvoering terecht. Die moet voor de ontbrekende schakels zorgen of moet repareren wat er in afdelingen en in de samenwerking tussen afdelingen fout gaat.
Waar Bedrijfsvoering op zijn beurt daarin tekort schiet (werkdruk, verzuim, kwaliteit), gaat de risicogevoeligheid van elke activiteit op elke afdeling en van elk (beheer-, renovatie- of ontwikkel)project omhoog. Dat moment kan – in een tijd van bezuinigingen – het moment zijn dat bij de afdeling Bedrijfsvoering de middelen ontbreken om nog meer extra tijd en activiteiten te kopen (‘lijken in de kast’). Dan ontstaan incidenten als niet meer te corrigeren budget- en tijdoverschrijdingen. En krijgen zij de schuld. Ook nog.
Kortom: de vraag is of met het toestaan van een probleembenadering op dit cruciale moment in het traject dóórgepakt had kunnen worden naar het inrichtingsregelen. Daar is een andere taal bij nodig dan die Moerkerken hanteert.
Pas na zo’n type interventie is de ‘basis op orde’ te krijgen van een buurtcorporatie die goed onderhouden woningen heeft en geen middelen verspilt aan complexe renovatietrajecten, waar accountantsbureaus later kritische rapporten over kunnen opstellen. Een organisatie die binnen elke taak in ieder bedrijfsproces in samenwerkende afdelingen (antifragiel) is voorbereid op onverwachte gebeurtenissen, die niet langer leiden tot uitloop in tijd en geld en te hoog verbruik van ‘resources’. Een werkende constructie gericht op ‘flow’ (zie voor voorbeelden als Bromont Canada, Svenska Handelsbanken en Buurtzorg, Christis e.a., 2018).